Effektivere Workshops zum Jahresanfang mit der SPUTNIK-Methode

S: Situation: Wie sieht unsere Situation aus?

Im Anschluss an ein paar einleitende Worte zum Anlass des Workshops bittet der Moderator die Teilnehmer, ihre Sicht der Situation darzustellen. Vorteile: Sie bekommen schnell Informationen über die Sichtweise der Teilnehmer, und die Teilnehmer sind motiviert, Lösungen zu entwickeln. Je nach dem zu behandelnden Thema kann die Darstellung eher rational oder eher emotional geschehen:

Einstieg I – rationale Situationsschilderung: Bitten Sie die Teilnehmer, sich in Paaren auszutauschen und nach 20 Minuten eine Kurzfassung der Situationseinschätzung auf einem Flipchart abzuliefern.

Einstieg II – emotionale Situationsschilderung: Hier interessiert die „Bauchseite“, die Gefühlslage der Teilnehmer. Wie erleben sie die Ist-Situation? Lassen Sie je 2 bis 3 Teilnehmer gemeinsam arbeiten und das Ergebnis auf einem Flipchart notieren.
Welchen Einstieg Sie jeweils wählen, ist vom Thema und von der allgemeinen Stimmung abhängig. Wenn Sie den Eindruck haben, dass viele Emotionen im Spiel sind, sollten Sie die Teilnehmer mit Einstieg II „bei ihren Gefühlen abholen“.

P: Problem: Wie definieren wir das Problem genau? Ist-Analyse

Es gilt nun, eine griffige, für alle klare und verbindliche Problemstellung herauszuarbeiten. Sie soll kurz, eindeutig und für jeden der Teilnehmer akzeptabel formuliert sein. Sie erarbeiten sie im Plenum mit Hilfe des Moderators.

U: Ursache: Welche Ursachen haben zum Problem geführt?

Der dritte, sehr wichtige Schritt ist die Ursachenanalyse. Hierbei sollen nicht Schuldige aufgespürt, sondern neutral Hintergründe festgestellt werden.
Teilen Sie mehrere Kleingruppen mit je 2 bis 3 Teilnehmern ein,und bitten Sie diese, innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens (30 bis 40 Minuten) eine Ursachenanalyse zu erstellen und danach vor dem Plenum vorzutragen. Im Plenum werden dann auch gemeinsam die Hauptursachen herausgearbeitet und nach ihrer Wichtigkeit geordnet.
Nach diesem Schritt ist es unbedingt erforderlich, dass die ganze Gruppe sich von der Vergangenheit löst und für neue Wege und Ziele bereit macht. Stellen Sie deshalb folgende 3 Punkte sicher:
• Alle Aspekte des Problems wurden besprochen.
• Die Ursachen wurden geklärt und definiert.
• Jeder ist mit den Ergebnissen der Problemanalyse einverstanden.

T: Target: Was ist unser Ziel?

Jetzt geht es in Richtung Zukunft: Wie soll sie aussehen? Erarbeiten Sie in 2 oder 3 Kleingruppen Zielvorstellungen. Aus den verschiedenen Ideen wird im Plenum dann ein gemeinsames Ziel formuliert. Ist es klar und transparent? Jeder muss es sich bildlich vorstellen können, es für realistisch halten und sich damit wohl fühlen.

N: Nono’s: Was hindert uns an der Zielerreichung, und wie gehen wir damit um?

Nehmen Sie sich die Zeit, genau festzustellen, wer oder was dem Ziel im Weg stehen könnte. Halten Sie alle Einwände und Störfaktoren im gemeinsamen Gespräch mit allen Teilnehmern fest, und visualisieren Sie sie auf Flipcharts. Erst dann liegt alles auf dem Tisch, was die Gruppe für eine solide Lösungsfindung braucht:
• das Problem und seine Ursachen,
• eine saubere Zieldefinition und
• mögliche Hindernisse.
Mit diesen Informationen können Sie jetzt an die Lösungssuche gehen: 2 bis 3 Kleingruppen erarbeiten Vorschläge dazu und präsentieren sie vor dem Plenum.

I: Instruktionen: Maßnahmenkatalog – wer tut was bis wann mit wem?

Der Moderator hat die Aufgabe, mithilfe des Plenums die verschiedenen Lösungsideen auszuwerten, die beste zu konkretisieren und daraus einen verbindlichen Maßnahmenkatalog zu erstellen, der schriftlich fixiert wird. Notieren Sie zu jeder notwendigen Maßnahme mindestens folgende 4 Informationen:
1. Wer kümmert sich um die Erledigung (Verantwortlicher)?
2. Was ist zu tun (Aktion)?
3. Bis wann ist es zu tun (Timing)?
4. Wer hilft dabei mit (Beteiligte)?

K: Kalkulation und Kandidaten

Der letzte Schritt: Klären Sie ab, ob die jeweiligen Verantwortlichen bereit sind, die Kosten für das Projekt zu übernehmen. Dabei geht es nicht nur um Geld; Kosten stehen hierbei auch für Zeit- und Energieeinsatz. Mit diesen Details ist der Maßnahmenkatalog vollständig und protokollreif – der Workshop hat sein Ziel erreicht.