5 einfache Regeln, wie Sie sicher formulieren und schneller schreiben

1. Regel: Malen Sie sich einen idealen Empfänger aus
Denken Sie an den bzw. die Adressaten, während Sie schreiben. Falls Sie sich an eine unbestimmte Masse richten, picken Sie sich einen idealen Leser heraus und stellen Sie sich vor, Sie schrieben nur für ihn.
Den Empfänger im Kopf zu behalten beeinflusst, was Sie sagen und wie Sie es sagen – und macht das Schreiben damit einfacher.

2. Regel: Denken Sie intensiv an den Grund Ihres Schreibens
Behalten Sie während des Schreibens den Anlass im Kopf. Denn auch der Anlass nimmt Einfluss auf Ihren Ton und Stil. Wenn Sie über einen 15-prozentigen Umsatzrückgang zu berichten haben, wäre ein fröhlicher Ton nicht angebracht. Wenn Ihr Team gerade einen Riesenerfolg erzielt hat, wird das die entsprechende Mitteilung an die Teammitglieder auch im Ton widerspiegeln.

3. Regel: Lassen Sie Ihre Texte gegenlesen
Gehen Sie Unsicherheiten in Grammatik, Rechtschreibung oder Zeichensetzung gezielt an. Beschaffen Sie sich entsprechende Bücher, oder belegen Sie einen Kurs, um solche Unsicherheiten in den Griff zu bekommen. Geben Sie wichtige Texte zum Korrekturlesen an einen Mitarbeiter. Und nutzen Sie die Rechtschreibhilfe Ihres Textverarbeitungsprogramms.

4. Regel: Bleiben Sie verständlich
Schreiben Sie klar und verständlich. Vermeiden Sie den Gebrauch von Abkürzungen und Fachjargon gegenüber Uneingeweihten. Verzichten Sie auch auf pompöse Wörter. Bilden Sie kurze, einfache, unmissverständliche Sätze. Und: Verzichten Sie auf Füllwörter! Der Versuch, besonders „korrekt“ zu formulieren, führt häufig zum freizügigen Einsatz von Füllwörtern sowie formelhaften Ausdrücken. Streichen Sie diese konsequent, wo immer möglich, und wählen Sie die einfachere Konstruktion.

5. Regel: Lesen Sie sich mithilfe anderer Texte ein
Wenn Sie einen Werbebrief formulieren wollen, lesen Sie sich andere Werbebriefe durch; wenn Sie einen Projektbericht vor sich haben, stimmen Sie sich auf Ihre Aufgabe mit der Lektüre früherer Projektberichte ein. Ihnen wird sehr schnell klar werden, wie Sie’s angehen wollen – und auch, wie nicht!