Maßnahmen gegen die Papierflut

1. Um die „Wegwerfschwelle“ zu senken, haben Sie einen zweiten Papierkorb, der nur einmal im Monat geleert wird – und in dem all das landet, das notfalls noch einmal „gerettet“ werden muss.
2. Es gibt feste Termine (ein- oder zweimal pro Jahr), zu denen Sie Mappen, Ordner etc. systematisch durchsehen und Unterlagen aussortieren.
3. Alle Schriftgutbehälter, die ins Archiv wandern, werden vorher „ausgemistet“ und mit einem Vernichtungsdatum versehen. Das Vernichtungsdatum orientiert sich an den gesetzlichen oder an intern festgelegten Aufbewahrungsfristen.
4. Ablagekörbe werden möglichst allabendlich, spätestens vor dem Wochenende, abgearbeitet und geleert.
5. Zeitungen und Zeitschriften werden nicht komplett aufgehoben. Faustregel: Sie lesen sie/sehen sie durch, bevor die nächste Ausgabe erscheint. Interessante Artikel werden herausgeschnitten bzw. kopiert, der Rest kommt in den Papiermüll.
6. Schriftstücke legen Sie nur einmal ab (und nicht mehrfach in Kopie). Wenn nötig, machen Sie einen Querverweis.
7. Neue Vorgänge bekommen immer sofort einen eigenen Platz. Die entsprechenden Arbeitsmittel haben Sie bequem in Griffweite untergebracht (Beispiel Hängeregistratur: leere Hängemappen und Reiter, Stift zum Beschriften).
8. Unerwünschte Informationen werden konsequent abbestellt (z. B. aus dem Verteiler streichen lassen).
9. Ausgehende Briefe, Faxe und EMails, die keiner Antwort bedürfen, versehen Sie entsprechend mit der Notiz „Keine Antwort erforderlich“ (Stempel, E-Mail- Signatur etc.) – jedenfalls bei vertrauten Ansprechpartnern.
10. Wo es möglich ist, ersetzen Sie Fax-Deckblätter und notieren die Informationen stattdessen gleich auf der ersten Seite (z. B. mit Post-its).