Wie Sie am besten mit Ihren Mitarbeitern sprechen

Blicken Sie mit Ihren Mitarbeitern in die Zukunft

Mitarbeiter können nicht ahnen, was ihr Chef für vor hat. Werfen Sie den Blick in die Zukunft gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern. Laden Sie diese jetzt zu Mitarbeitergesprächen ein. Wenn Sie mit Ihren Leuten über die Zukunft sprechen, werden alle merken, dass sie das Boot gemeinsam in die Zukunft steuern und nicht mehr jeder für sich einfach drauflossegelt.

Vereinbaren Sie schriftlich oder mündlich einen Termin in 3 bis 10 Tagen. Planen Sie mindestens eine 1/2, höchstens 2 Stunden je Mitarbeiter ein. Länger ist ein mit Konzentration geführtes Gespräch in der Regel nicht möglich. Ihre Einladung könnte etwa so lauten:
„Liebe Herr Mustermann, ich möchte mit Ihnen am kommenden Donnerstag um 15 Uhr ein einstündiges Mitarbeitergespräch führen. Neben der Vorausschau möchte ich gerne, dass wir uns Zeit fürIhren neuen Kunden XY nehmen.“


Sprechen Sie nicht vom Schreibtisch aus!

Führen Sie das Gespräch nicht von Ihrem Schreibtisch aus. Wählen Sie besser einen neutralen Ort aus. Es ist eine nette Geste, wenn Sie Ihren Mitarbeiter entscheiden lassen, wo Sie sich treffen werden. Das kann beispielsweise das Besprechungszimmer sein oder eine ruhige Ecke in einem Café. Sie und Ihr Gesprächspartner müssen sich ungestört aufeinander konzentrieren können. Wählen Sie möglichst einen runden Tisch. Das ergibt eine offenere Gesprächssituation, weil keiner die Möglichkeit hat, sich hinter einer Tischkante zu verschanzen.

Mailbox und Anrufbeantworter: Wann ist ausschalten sinnvoll?

Wenn Sie zumeist erreichbar sind und nur zwischendurch mal auf Mailbox oder Anrufbeantworter schalten, bringen Ihnen hinterlegte Mitteilungen eventuell eher zeitliche Nachteile als große Vorteile. Denn Sie müssen

• die Nachrichten abhören,
• sich Inhalte (Fragen, Telefonnummern, Rückrufzeiten) merken oder notieren und
• zurückrufen – und das bisweilen auch mehrmals, bis Sie den Anrufer Ihrerseits erreicht haben.

Damit ist der „schwarze Peter“ bei Ihnen – denn der Aufwand, ein Gespräch herzustellen, ist an Sie übergegangen.

Stellen Sie die Nutzen-Frage!

Überprüfen Sie deshalb einmal kritisch, ob Ihnen Mailbox/AB wirklich einen Nutzen bringen:

1. Erreichen Sie wichtige Ziele dadurch eher?
2. Gehen Ihnen andernfalls einmalige Informationen verloren?
3. Rufen bestimmte Leute Sie nie wieder an, nachdem Sie mal nicht sofort erreichbar waren?

Wenn Sie alle drei Fragen mit Nein beantwortet haben, dann betrachten Sie Mailbox bzw. Anrufbeantworter getrost als Klotz am Bein, und schalten Sie diese Technik ab. Auch wenn Sie dabei ein „ungutes Gefühl“ haben: Probieren Sie’s doch mal aus.

Baut Organisation um! - Warum man mit weniger Aufgaben produktiver werden

Springen Sie über Ihren Schatten

Immer noch tun sich viele Führungskräfte schwer, Aufgaben oder Verantwortlichkeiten aus der Hand zu geben. Ob sie zu viele schlechte Erfahrungen damit gemacht haben oder einfach das Risiko scheuen, dass ihre Mitarbeiter Fehler machen oder es nur der Wunsch nach Anerkennung ist, lieber die Aufgaben selbst zu erledigen anstatt zu delegieren, will ich an dieser Stelle nicht beurteilen.

Doch übertriebener Ehrgeiz, Angst vor Konkurrenz oder Kontrollsucht können Gründe gegen das Delegieren sein, die es abzustellen gilt, denn richtiges Delegieren hat weit mehr Vorteile als es Nachteile mit sich führt.

Es ist erwiesen, dass sich durch Aufgabenteilung bessere Arbeitsergebnisse erzielen lassen und der Stress reduziert wird. Besonders wichtig ist es bei größeren Projekten geeignete Teams zu bilden, die verschiedene Kompetenzen und Eignungen verbinden und dadurch ein optimales Ergebnis erzielen können, das einzelne Personen im Gegensatz dazu nie schaffen würden.


Geben Sie Aufgabenpakete ab - nicht nur Häppchen

Lassen Sie Ihren Mitarbeiter nicht stundenlang Statistiken auswerten, während Sie sich die „Rosinen herauspicken“. Motiviert sind Ihre Mitarbeiter dann, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie Ihnen etwas zutrauen.

• Am besten lassen sich natürlich Aufgaben delegieren, die immer wieder anstehen. Das sind die klassischen Verwaltungsaufgaben, die Klaus Zimmermann abgibt. Diese überträgt er an einen Geschäftsführer. Dieser kann damit seine Kompetenz ausbauen.
• Auch einmalige Aufgaben lassen sich delegieren, sofern der Erklärungsbedarf und damit der Zeitverlust nicht zu groß ist. Auch hier gilt: Denken Sie an die Zukunft. Möglicherweise machen sich Ihre Erklärungen bezahlt.
• Ein Mitarbeiter, der einmal gelernt hat, wie man eine bestimmte Tabelle erstellt, kann Ihnen auch beim nächsten Mal hilfreich zur Hand gehen.

„Dann bleibt das Gros also doch an mir hängen“, sagen Sie? Das muss nicht sein. Fragen Sie sich immer, inwieweit Sie komplexe Projekte in Teilaufgaben gliedern können, wer für welche Aufgabe welches Knowhow mitbringt. Und geben Sie Aufgaben ab!

Bei umstrittenen Projekten: Erklären Sie die Ziele - Reden Sie Klartext mit den Betroffenen

Formulieren Sie ein realistisches Projektziel

Eine wichtige Grundlage, damit ein Projekt nachher auch durchgeführt werden kann, ist die richtige Formulierung und die Dokumentation der Projektziele. Es gibt Regeln, mit deren Hilfe Sie Projektziele eindeutig formulieren können, damit nachher alle über das gleiche Ziel sprechen.

So sollten Zielformulierungen diese Eigenschaften aufweisen:
• Das Ziel darf nicht interpretierbar sein. Es muss verständlich und klar formuliert werden.
• Es dürfen keine undeutlichen Formulierungen auftauchen, hinter denen sich weitere Ziele verstecken könnten.
• Das Ziel muss tatsächlich erreichbar sein. Voraussetzung dazu sind realistische Angaben zum Terminplan, zu den Projektkosten sowie das Vorhandensein des fachlichen Know-hows.
• Das Ziel muss prüfbar und objektiv messbar sein, d. h. es sollte möglichst operational formuliert werden.
• Das Ziel muss lösungsneutral formuliert sein. Es darf keine Lösungswege vorwegnehmen: Es sollten weder Lösungen beschrieben noch bestimmte Lösung favorisiert werden.


Legen Sie bei Unsicherheiten einen Zielkorridor fest

Wenn es Faktoren gibt, die Sie nicht beeinflussen können und es deshalb problematisch ist, sich auf einen konkreten Wert festzulegen, kann es sinnvoll sein, einen "Zielkorridor" festzulegen (z. B.: "Steigerung der Netto-Akquisitionsleistung um 5 - 8 %")

Achten Sie unbedingt auch darauf, dass Ihre Zielformulierung keine Vergleiche (z. B.: "schneller als...") enthält. Denn das Ziel sollte aus der Nutzung des Projektergebnisses definiert sein und nicht aus der Sicht der Technik. Besonders gefährlich für Ihr Projekt ist es, wenn Sie mit Technik planen, die noch gar nicht verfügbar ist.

Sollten Sie im Verlauf der Projektplanung feststellen, dass die Unsicherheiten zu groß und die Risiken zu hoch sind, dann ist es besser die Notbremse zu ziehen. Dann gilt: Besser ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende.

WHERE GOOD IDEAS COME FROM by Steven Johnson

3 Erfolgsgaranten für Ihre nächste Rede

1. Ein persönliches Detail preisgeben – und so das Eis brechen
Erinnern Sie sich an den TV-Detektiv Columbo und seine konstanten Verweise auf seine Frau? Der Bezug auf die eigene Familie ist immer unterhaltsam für die Zuhörer und bringt Ihnen Sympathien ein – nicht zuletzt deshalb, weil Sie aus Ihrer öffentlichen Rednerrolle den privaten Menschen hervorblitzen lassen: Das nimmt etwas von der Distanz zwischen Rednerpult und Zuschauerbereich.

2. Humor wagen – das Publikum unterhalten
Ein typischer Fehler ungeübter Redner ist der Glaube, ernsthafte Themen auch durchgängig ernsthaft behandeln zu müssen. Tatsache ist: Zu fast allen Gelegenheiten kommt eine Prise Humor sehr gut an – und Ihr Publikum wird es Ihnen mit Sympathie und Aufmerksamkeit danken. Außerdem prägen sich die Zuhörer lustige und in Bildern verpackte Inhalte viel leichter und dauerhafter ein.
Ein ganz einfaches Mittel, Humor zu erzeugen, ist das der Wiederholung. Beziehen Sie sich etwa im Laufe Ihrer Rede (auch wenn sie nur fünf Minuten dauert) immer wieder und mit der immer gleichen Formulierung auf Ihren Aufhänger. Im Beispiel oben könnte das der Begriff „die Ohren spitzen“ sein. Am Schluss müssen Sie nur noch auf Ihre Ohren deuten, um Ihre Aussage zu wiederholen.

3. Variabel sprechen – Souveränität beweisen
Viele Reden und Vorträge sind unerträglich monoton gesprochen – als glaubte der Redner, das Publikum würde bei jeder Unterbrechung des gleichmäßigen Sprachflusses sofort in die Unaufmerksamkeit abgleiten. Tatsache ist: Je gleichmäßiger Ihr Textfluss, umso größer ist die Gefahr, dass Sie Ihr Publikum verlieren. Variieren Sie also sowohl Sprechgeschwindigkeit als auch -lautstärke. Und: Machen Sie Pausen! Mit Pausen können Sie hervorragend Spannung erzeugen, bei Ihrem Publikum eine wichtige Aussage „einsickern“ lassen oder einen Themenwechsel signalisieren.

Sie haben die Wahl: „Leave it! – Change it! – Love it!“

1. Leave it!
Wenn eine Situation geradezu unerträglich ist, sollten Sie versuchen, sich ihr schnellstmöglich zu entziehen. Das geht viel häufiger, als Sie zunächst vielleicht annehmen! Wenn Sie sich beispielsweise sehr auf den Opernabend gefreut haben, aber die Inszenierung eine Qual für Sie ist, dann sollten Sie sich nicht aufregen. Denn: Sie müssen sich das ja nicht bis zum Ende antun. Bleiben Sie gelassen, und gehen Sie einfach. Nutzen Sie die Zeit für einen Bummel durch die Stadt, ein schönes Essen oder ein gutes Glas Wein.

2. Change it!
Läuft etwas ganz und gar nicht so, wie Sie sich das vorstellen, und Sie können oder wollen sich nicht entziehen, dann sollten Sie versuchen, die Situation zu ändern. Nervt es Sie etwa, dass Ihr Wochenende immer mit dem stressigen Samstagvormittag-Großeinkauf beginnt? Dann sollten Sie versuchen, Ihre Einkäufe in aller Ruhe am Freitagnachmittag zu erledigen. So können Sie Ihr Wochenende in aller Gelassenheit genießen.

3. Love it!
Nun gibt es Situationen, auf die wir keinen Einfluss haben, die wir aber auch nicht umgehen können. Hier hilft nur: Akzeptieren Sie bewusst die Dinge, wie sie sind. Wenn Sie beispielsweise täglich auf dem Weg zur Arbeit im Stau stehen, bringt Ihnen Aufregen gar nichts. Fügen Sie sich, und entspannen Sie sich bei schöner Musik oder einem interessanten Hörbuch. So nutzen Sie die Zeit sinnvoll, können abschalten – und die Gelassenheit kommt fast von selbst.